Microsoft Teams: leer meer over de belangrijkste functies

Written by Paul on 12 april 2021 in Online with no comments.

Microsoft Teams werd in 2017 gelanceerd met de missie om in één interface alle noodzakelijke applicaties voor teamsamenwerking en -communicatie samen te brengen. Een jaar later had de tool al meer dan 3 miljoen groepen aangemaakt door gebruikers en had hij meer dan 200.000 organisaties in zijn klantenportfolio.

Toen Microsoft onlangs een gratis versie van het instrument lanceerde voor bedrijven met maximaal 300 werknemers, begonnen meer bedrijven van het middel gebruik te maken.

Maar de vraag blijft: heeft jouw bedrijf deze toepassing nodig? Kunnen Microsoft Teams-functies jouw bedrijfsprocessen optimaliseren? Om je te helpen de voordelen van deze oplossing te evalueren, geven wij hier 5 van haar belangrijkste kenmerken aan. Bekijk ze!

Berichten ter vervanging van e-mails

In tegenstelling tot wat veel mensen denken, zijn e-mailboxen niet de meest geschikte plaatsen om informatie-uitwisselingen over een project of over de werkroutine van een team te zoeken, te archiveren en vast te leggen.

In dit scenario is het helemaal niet ongewoon om urenlang naar informatie te zoeken zonder enig bevredigend resultaat te bereiken, bijvoorbeeld.

Met dat in het achterhoofd heeft Microsoft Teams de manier veranderd waarop mensen met elkaar omgaan. Hiermee kunt je voor elk project een groep aanmaken en alle berichten registreren in een exclusief communicatiekanaal voor dat team. Het systeem creëert 3 niveaus van informatie-uitwisseling met verschillende doelstellingen: vermeldingen, berichten en kennisgevingen.

Vermeldingen

Mentions worden aangemaakt wanneer een gebruiker de @ en de naam van de persoon of het kanaal gebruikt om een idee, mededeling of herinnering te posten.

Als een persoon in de team chat wordt genoemd, zal iedereen de vermelding van die persoon in die tekst zien. Dit is zeer nuttig wanneer een coördinator bijvoorbeeld om een actie vraagt die gevolgen heeft voor iedereen die bij een project betrokken is.

De vermeldingen aan de groep, zoals @marketing of @rh, dienen om algemene mededelingen te plaatsen. Een motiverende boodschap van de CEO aan de directieleden of de bekendmaking van de verkoopresultaten van een bepaalde maand, bijvoorbeeld, zouden met deze categorie communicatie kunnen worden gedaan.

Berichten

Het is mogelijk om berichten te sturen naar personen of groepen die door gebruikers zijn aangemaakt. In een IT-project, bijvoorbeeld, kan de coördinator van het ontwikkelteam hen in een groep bijeenbrengen en hen scheiden van het infrastructuur team.

Dit zou de uitwisseling van specifieke informatie over de werkzaamheden vergemakkelijken, zonder echter de eenheid van het project te verliezen door gebruik te maken van het kanaal en de vermeldingen die voor het gehele team toegankelijk zijn.

Bovendien kunnen mensen met Microsoft Teams reageren op opmerkingen of berichten zoals in een sociaal netwerk. In dat geval kan de persoon bijvoorbeeld een bericht liken zonder erop te hoeven reageren.

Kennisgevingen

Meldingen informeren over veranderingen in het kanaal, zoals het verwijderen of toevoegen van leden, het veranderen van de teamnaam, het aanmaken van groepen, het aangeven van activiteiten, naast andere mogelijkheden. Kennisgevingen registreren dus elke actie van de eigenaars of leden van het team.

Audio- en videogesprekken

De Microsoft Teams-app kan worden geïnstalleerd op laptops, tablets en smartphones, waardoor teams gemakkelijk kunnen samenwerken.

Het stelt mensen in staat om spraakoproepen of zelfs beeld oproepen te doen aan individuen, kleine groepen of het hele team. Het biedt ook functies voor het opnemen van de conferentie en het uitwisselen van bestanden die tijdens de vergadering worden genoemd.

In die zin is een differentieel van het instrument de activering van onscherpte van de opgenomen omgeving. Hierdoor kan de persoon ook op drukke locaties met zijn team communiceren zonder dat bijvoorbeeld de dialoog wordt afgeleid.

Kalender van vergaderingen en taken

Uitnodigingen versturen en taken bijhouden is niet een van de gemakkelijkste activiteiten om te doen in Outlook of andere bedrijfsagenda’s. Hier komt Microsoft Teams, dat integreert met Outlook en het beheer van elke taak vereenvoudigt.

Met de applicatie kunt je met slechts enkele klikken vergaderverzoeken aanmaken en verzenden, en bovendien een geïntegreerde kalender presenteren die alle voor de groep of persoon geregistreerde evenementen verzamelt. Het bevat ook videoconferentie links voor het geval dat gebruikers een online vergadering met het team willen houden.

Robots altijd beschikbaar

Bots kunnen voor veel verschillende functies binnen Microsoft Teams worden gebruikt. Ze verschijnen als teamleden en beantwoorden vragen of voeren taken uit waarvoor ze geprogrammeerd zijn.

De T-bot, bijvoorbeeld, is verantwoordelijk voor het beantwoorden van vragen over het gebruik van de Teams-app. Het vervangt FAQ’s of interacties met het Teams support team, waarbij eenvoudige vragen worden beantwoord en een aantal functies worden uitgelegd.

Integratie met Office 365 en 140 andere productiviteitsapps

Het delen van spreadsheets, presentaties, tekst, afbeeldingen, grafieken en elke andere bestaande categorie is een eenvoudige taak voor Microsoft Teams-gebruikers.

De tool beschikt over Office 365-integratie, waardoor je het document kunt bekijken en bewerken, zelfs zonder het naar jouw apparaat te downloaden. Met andere woorden, al het werk kan online worden gedaan.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *